Bliv frivillig – og få en oplevelse for livet

Siden 2009 har EventyrJul arrangeret juleaften for flere hundrede socialt udsatte børnefamilier. Et arrangement, der ikke ville kunne lade sig gøre uden en masse frivillige hænder – og ALLE, der arbejder i Foreningen EventyrJul, er frivillige.

I EventyrJul har vi to slags frivillige:

  1. De frivillige, som hjælper med at stable selve arrangementet på benene – de er fordelt på forskellige arbejdsgrupper. Disse frivillige arbejder typisk fra september og frem til juleaften. Læs mere her på siden om de forskellige arbejdsgrupper.
  2. De frivillige, der vil hjælpe tre dage i december – en til at pakke gaver ind til børnene, en oppyntningsdag og selve juleaften.

Få svar på nogle af spørgsmålene om frivillige her.

Hvis du er interesseret i at blive frivillig for EventyrJul i enten København eller Aarhus, er du meget velkommen til at følge os på LinkedIn og Facebook samt blive en del af vores frivilligegrupper på Facebook København eller Aarhus, hvornår vi i efteråret åbner for tilmelding til at hjælpe de tre dage i december.

Hvad laver EventyrJuls frivillige?

EventyrJul har mange ansvarsområder, som varetages af forskellige arbejdsgrupper – særligt fra september og indtil efter juleaften. Grupperne består fx af en sponsorgruppe, en kommunikationsgruppe, en gæstegruppe, en gaveindpakningsgruppe, en logistikgruppe og meget mere. Du kan læse mere om de forskellige arbejdsgrupper her på siden.

I dagene op til juleaften har alle vores frivillige travlt med at pynte op og pakker gaver ind. Hver eneste jul skal være eventyrlig og uforglemmelig for vores børnefamilier.

Den 24. december er næsten 100 frivillige i København og Aarhus med til at give mere end 300 gæster en helt særlig juleaften. Gæsterne ankommer først på eftermiddagen, hvor der vil være en række aktiviteter og oplevelser for børnene, inden der serveres julemiddag. Efter julemiddagen danses der om juletræet sammen med julemanden, og derefter får børnene og deres forældre julegaver.

Alle frivillige hjælper til med at sikre, at vores gæster hygger sig, og giver en hånd med, hvor der er brug for det. Juleaften slutter kl. 22.00, når de sidste gæster er gået hjem, og vi har fået ryddet op efter dagens fest.

Du får en helt særlig oplevelse ved at være frivillig i EventyrJul, fordi du er med at gøre en kæmpe forskel for en masse børn og se julelysene i deres øjne:

Da juleaften var godt i gang, stillede jeg mig op på trappen og kiggede ud på, hvad vi i fællesskab havde skabt. I det øjeblik følte jeg, hvor heldig jeg var at få lov at være en del af det her. Den følelse ønsker jeg, at alle mennesker bare én gang i deres liv får lov at opleve.” – Naddy, frivillig.

For at vi alle kan have opmærksomheden rettet mod at skabe en skøn juleaften for de inviterede børn og voksne, kan man ikke have børn med som frivillig juleaften.

Afviklingsgruppen

Arbejdsopgaver

• Sponsorater til forplejning samt koordinere de interne opgaver under afviklingen af EventyrJul
• Udarbejde arbejdsplan for køkken, opvask, bar og anden service
• Udarbejde menu
• Koordinere med sponsorgruppen om behov

Arbejdsperiode

• November til og med december, dog særligt i dagene op til juleaften

Særlige krav til frivillige

• Gode koordineringsevner, ansvarlig, pligtopfyldende

frivilligruppen

Arbejdsopgaver

• Hvervning af frivillige
• Udarbejde vagtplan til bl.a. juleaften
• Kommunikere via Facebook gruppen for frivillige
• Koordiner frivillige under juledagene
• Check ind af frivillige
• Udarbejdelse og udsendelse af spørgeskema til feedback i samarbejde med projektleder
• Ansvar for frivillig@eventyrjul.dk mailbox

Arbejdsperiode

• Ca. september til og med januar

Særlige krav til frivillige

• Gode koordineringsevner, imødekommenhed, autoritet

Gavegruppen

Arbejdsopgaver

• Have overblik over gavebehov
• Koordinere gaveindpakningen med relevante styregrupper (sponsorater, frivillige)
• Koordinere dagen for gaveindpakning, inkl. forplejning
• Forberede oversigter med gæsters fornavn, alder, køn, interesser, ønske og bordnr.
• Koordinere voksengavebutikken juleaften

Arbejdsperiode

• December

Særlige krav til frivillige

• God til at skabe overblik
• Struktureret

Gæstegruppen

Arbejdsopgaver

Finde, kontakte og kommunikere med organisationerne, skoler, kirker m.fl.
• Udvikle invitation og tilmeldingsblanket samt videregive til organisationer
• Indsamle oplysninger om antal gæster, navne, køn, alder etc.
• Udvikle bordplan
• Modtage gæster juleaften – og være gæsternes kontaktperson hos EventyrJul
• Anskaffe gæstetelefon
• Ansvar for deltager@eventyrjul.dk mailboks

Arbejdsperiode

• oktober til og med december

Særlige krav til frivillige

• Kommunikative og imødekommenhed
• Godt overblik og sans for koordinering

Kommunikation og PR gruppen

Arbejdsopgaver

• Formidle EventyrJuls mission via relevante kanaler
• Udarbejde tekst og grafik til al kommunikationsmateriale – sponsorinformation, invitation,
frivilligbog etc.
• Sørge for al ekstern kommunikation er konsistent i indhold og udtryk med afsæt i EventyrJuls
værdier
• Opdatere og vedligeholde www.eventyrjul.dk og sociale medier
• Formidle den gode historie i pressen
• Søge relevante fonde
• Ansvar for kommunikation@eventyrjul.dk mailbox

Arbejdsperiode

• August til og til start januar

Særlige krav til frivillige

• Kommunikationsbaggrund (website, sociale medier, grafiske kompetencer etc.)
• Proaktiv, initiativrig og engageret
• Kontakter til presse og underholdning er en fordel

Logistikgruppen

Arbejdsopgaver

• Transport af alt, hvad der måtte være (ingen persontransport) – afhentning og aflæsning
• Finde bil til afhentning af gaver
• Koordinere og afhente sponsorater samt rydde op på resterende sponsorater efter juleaften
• Finde lagerplads og koordinere opbevaring af overskydende sponsorater
• Koordinering af skrald

Arbejdsperiode

• Slut november til uge 2 i januar

Særlige krav til frivillige

• Kørekort og lyst til køre, og så skal der slæbes en del tider, men nogen noget en hver mand kan
klare

Lokationsgruppen

Arbejdsopgaver

• Finde lokation til juleaften og koordinere med ejere
• Ansvar for interiør, design og indretning af eventets fysiske rammer
• Indretning, borddækning, julepynt, regler
• Lave bordplan – i samarbejde med Gæstegruppen

Arbejdsperiode

• oktober til og med december

Særlige krav til frivillige

• Kreativt tænkende
• Godt overblik og sans for koordinering
• Gode kontakter I restaurationsbranchen er en fordel

Sponsorgruppen

Arbejdsopgaver

• Skaffe alle sponsorater til afholdelse af EventyrJul – mad, alle julegaver til alle børn og voksne,
effekter til afvikling af EventyrJul

• Kontakte potentielle sponsorer, samt koordinering af evt. sponsorat
• Lave et overblik over sponsorater (til Gavegruppen)
• Koordinere materiale med Kommunikationsgruppen
• Koordinere afhentning med Logistikgruppen
• Sende takkekort til samtlige sponsorer efter juleaften
• Ansvar for sponsor@eventyrjul.dk mailbox

Arbejdsperiode

• fra september til december

Særlige krav til frivillige

• Proaktiv og have mod på at kontakte sponsorer enten face-to-face eller via telefonen

Underholdningsgruppen

Arbejdsopgaver

• Finde og koordinere underholdning juleaften (inkl. julemand)
• Al kontakt til underholdning
• Sørge for teknik til underholdning
• Udarbejde program for underholdning
• Sørge for julesange til dans om juletræet
• Sørge for julemusik på anlæg i løbet af dagen

Arbejdsperiode

• Ca. oktober til og med december

Særlige krav til frivillige

• Kreativ, idérig
• God til at skabe overblik
• Gode kontakter i underholdningsbranchen er en fordel